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CUESTIONES GENERALES (Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción)

Con la aprobación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción se incorpora al Derecho español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del derecho de la Unión.

La finalidad de la norma es la de proteger frente a represalias a las personas que un contexto laboral o profesional detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves y las comuniquen mediante los mecanismos regulados.

En cumplimiento de lo establecido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, el Ministerio de Juventud e Infancia ha implantado un Canal interno de Información que cumple con la finalidad de la citada ley permitiendo que las personas físicas puedan informar sobre algunas de las acciones u omisiones a las que se refiere su artículo 2, fundamentalmente infracciones del derecho de la UE e infracciones administrativas graves o muy graves o hechos delictivos.                

La ley también tiene como finalidad el fortalecimiento de la cultura de la información, de las infraestructuras de integridad de las organizaciones y el fomento de la cultura de la información o comunicación como mecanismo para prevenir y detectar amenazas al interés público.              
 

¿Qué es lo que se puede comunicar?

Todas las comunicaciones que versen sobre:

• Infracciones del Derecho de la Unión Europea cuando: afecten a alguna de las materias señaladas en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del derecho de la Unión, afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, o incidan en el mercado interior;
• Infracciones administrativas graves o muy graves; o hechos delictivos.

Se contemplan algunas excepciones, como por ejemplo: las comunicaciones relativas a información clasificada o que puedan afectar a la seguridad del Estado, que no entrarían en el ámbito de protección de la norma.

¿Dónde puedo comunicar una infracción o acto contra la corrupción?

La persona que quiera comunicar una infracción normativa o acto de corrupción puede hacerlo a través del Canal interno de denuncias (buzón de denuncias) que tiene a disposición en esta página web. Este es el medio que se recomienda utilizar de manera preferente para canalizar la información. No obstante, puede elegir hacerlo por este medio o bien utilizar el canal externo de información puesto a disposición por la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) La información de acceso a este canal externo se expondrá en este portal tan pronto como se conozca.

Se puede utilizar este canal directamente, o con posterioridad a la previa formulación de información ante el canal interno.

¿Quién puede presentar una comunicación por infracción acto contra la corrupción y a quién protege la Ley?

Cualquier persona que en un contexto laboral o profesional haya obtenido información sobre presuntas infracciones, ya sea en el sector público o en el privado.

El marco de la protección es tan amplio que incluye, entre otros, a las personas que tengan la condición de empleados públicos, los trabajadores por cuenta ajena, los autónomos, los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos, así como a cualquier otro que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores, sin olvidar a los que prestan asistencia legal a los informantes y a las personas del  entorno que puedan sufrir represalias. Incluso, en un paso más allá, la ley protege a los informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

¿Se puede presentar una comunicación anónima?

Se ha de destacar que se permite la comunicación anónima. Cuando se traslade una comunicación en el marco del Sistema Interno de Información, que entre dentro del ámbito de aplicación de la ley, se aplicará la regla específica contenida en esta ley en cuanto a la posibilidad de presentación y tramitación de comunicaciones anónimas en línea con el artículo 24.1 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Para presentar una comunicación anónimamente, puede presentarla por escrito no cumplimentando los datos relativos a la identificación. Aun siendo obligatoria la confidencialidad y la normativa de protección de datos, queda rastro de la IP, aunque existe el compromiso del Ministerio de Juventud e Infancia de que nunca rastreará este acceso.

La opción de presentación mediante telefonía o reunión se realizará ante el Responsable del Sistema de Información Interno, que asignará un número de comunicación. Se documentará a través de una transcripción completa para lo que se ofrecerá la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar con su firma la transcripción de lo comunicado.

¿Existe la obligación de las entidades de establecer, publicar y actualizar un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas?

Existe la obligación de disponer de un procedimiento de gestión de informaciones de cuya tramitación diligente responderá el Responsable del Sistema. Este procedimiento responderá como mínimo a los siguientes principios: 

• Identificación del canal o canales internos de información a los que se asocian.
• Inclusión de información clara y accesible sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
• Envío de acuse de recibo de las comunicaciones al informante en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
• Determinación del plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación que no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a los tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
• Previsión de la posibilidad de mantener la comunicación con el informante.
• Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento.
• Garantía de confidencialidad.
• Exigencia de respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
• Respeto a las disposiciones sobre protección de datos personales.
• Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.

¿Existe la obligación de establecer garantías para la protección de los informantes en el ámbito de la propia entidad u organismo? 

Habrán de establecerse, en el ámbito interno por parte de cada entidad, respetando lo dispuesto en el artículo 9 de la ley.

Son principios esenciales la garantía de confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado, así como del tratamiento de la información y su investigación; las garantías frente a la adopción de represalias; el respeto al principio de presunción de inocencia y derecho de defensa de las partes afectadas; la garantía de independencia, imparcialidad y ausencia de conflictos de interés y la tramitación efectiva de las comunicaciones.

La Ley protege a las personas informantes mediante la prohibición de represalias, entendidas como cualquier acto u omisión que esté prohibido por la ley o que, de forma directa o indirecta, suponga un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en particular desventaja con relación a otra en el contexto laboral o profesional, sólo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.

El artículo 36 hace un listado enunciativo de lo que se puede considerar represalia:

• Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluida la no renovación o terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos u otras modificaciones sustanciales de las condiciones de trabajo y la no conversión de contrato temporal en indefinido.
• Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
• Evaluación o referencias negativas en relación con el desarrollo laboral o profesional.
• Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al trabajo o la contratación de obras o servicios.
• Denegación o anulación de una licencia o permiso.
• Denegación de formación.
• Discriminación, o trato desfavorable o injusto.

¿La ley contempla medidas de protección de las personas afectadas?

Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán la presunción de inocencia, al derecho de defensa y al derecho de acceso al expediente en los términos regulados en esta ley, así como a la misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

Normas comunes de protección de datos a cualquier forma de presentación de las comunicaciones

El Ministerio de Juventud e Infancia  le informa que al formular esta comunicación se aplicarán las previsiones sobre los datos, las informaciones a las que se refieren el artículo 13 del Reglamento (UE) 2016/679, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas con respecto al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD), y el artículo 11 de la Ley orgánica 3/2018, del 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, en especial sobre la posibilidad de las personas que comunican los hechos de ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición y portabilidad.    

En el caso de que se incluyan datos personales en este formulario, los mismos serán tratados conforme a la política que puede consultar en el apartado de protección de datos del Ministerio de Juventud e Infancia.

El tratamiento de los datos personales de este canal está sujeto a lo previsto en el título VI de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN DEL MINISTERIO DE JUVENTUD E INFANCIA

Principios esenciales del Sistema Interno de Información (SII)

• Garantía de confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado, así como del tratamiento de la información y su investigación. 
• Garantías frente a la adopción de represalias.
• Respeto al principio de presunción de inocencia y derecho de defensa de las partes afectadas.
• Garantía de independencia, imparcialidad y ausencia de conflictos de interés. 
• Tramitación efectiva de las comunicaciones.

Ejes en los que se estructura el Sistema Interno de Información del Ministerio de Juventud e Infancia

1. El órgano de gobierno impulsor.

Compete a la persona titular de la Subsecretaría de Juventud e Infancia, impulsar la implantación del SII, previa consulta con la representación legal del personal en este Departamento, teniendo así la condición de responsable a efectos de la aplicación, en su caso, de las conductas infractoras y de sus consiguientes sanciones.

Igualmente, la persona titular de la Subsecretaría tendrá la condición de responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la normativa sobre protección de datos personales.

2. El responsable del SIIMJEI.

El artículo 8 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, obliga a que el órgano de gobierno designe un responsable del sistema y, en su caso, a su destitución o cese, pudiendo también tratarse de un órgano colegiado.

En el Ministerio de Juventud e Infancia se ha optado por el nombramiento como responsable del SII, a la persona titular de la Inspección de Servicios en el Departamento, encuadrada dentro de la Subdirección General de Personal, Inspección de Servicios y Coordinación.

3. El canal interno de información.

El Ministerio de Juventud e Infancia pone a disposición de las personas comprendidas en el artículo 3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, un Canal Interno de Información (CII) de carácter confidencial, con el objeto de permitir la realización de comunicaciones ante sospechas o violaciones del ordenamiento jurídico detectadas en marco de una relación estatutaria, profesional o laboral. Este canal, dotado de múltiples vías, acusará recibo de las irregularidades y, en su caso, instará la corrección de éstas ante las Autoridades competentes.

La responsabilidad del Canal Interno de Información corresponde a la persona responsable del Sistema Interno de Información del Ministerio de Juventud e Infancia, que asegurará que se cumplan las estipulaciones del artículo 7 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y, especialmente, vigilará los siguientes aspectos:

• Garantizar la independencia de las distintas vías que puedan existir para recibir las denuncias, integrando las existentes y las que puedan establecerse en el futuro dentro del Departamento.
• Difundir por distintos medios a los empleados públicos, que prestan sus servicios en el Departamento, la obligatoriedad de su colaboración activa en las investigaciones como resultado de las denuncias recibidas.
• Garantizar la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, la protección de sus datos y de las actuaciones desarrolladas. En este sentido, se deberá garantizar la confidencialidad de la información cuando se remita a terceros interesados en conocer y corregir cualquier irregularidad.
• Permitir la presentación de comunicaciones por escrito o verbalmente. En ambos casos, se advertirá a quienes utilicen estos medios de información de la existencia de canales externos de los que podrán hacer uso si así lo deciden. En el caso de la comunicación verbal o presencial, se dará cuenta al informante del tratamiento de sus datos y se pondrá en su conocimiento que la comunicación o entrevista será grabada. 

4. El procedimiento de recepción, gestión y registro de comunicación de infracciones.

El procedimiento establece las previsiones necesarias para que el Sistema Interno de Información y las vías de información existentes cumplan con los requisitos establecidos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción:

• Se identifican las siguientes vías internas de información: enlace en la Intranet y el portal web del Departamento, correo postal, correo electrónico y reunión presencial.
• Se incluye en la Intranet y el portal web del Ministerio de Juventud e Infancia información clara y accesible sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
• Se garantiza el envío de acuse de recibo de la comunicación al informante, en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que se pueda poner en peligro la confidencialidad de aquélla.
• Se determina un plazo máximo de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de investigación a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remite un acuse de recibo al informante, a los tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo en los casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, se podrá extender por el responsable del SII hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
• Se prevé la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, de solicitarle datos adicionales.
• Se establece el derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
• Se garantiza la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por otras vías de comunicación o denuncia que no sean las aquí establecidas o se formulen a miembros del personal no responsable de su tratamiento, al que se habrá formado en esta materia advirtiendo tanto de la tipificación como infracción muy grave de su quebranto como de la obligación del receptor de la comunicación de remitirla inmediatamente al Responsable del SII.
• Se respeta la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas, así como las disposiciones sobre protección de datos personales de acuerdo con lo previsto en el Título VI de la Ley 2/2023.
• Se permite la posibilidad de realizar comunicación de infracciones y comunicaciones anónimas.
• Se acuerda la remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, la información correspondiente se remitirá a la Fiscalía Europea.

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN, GESTIÓN Y REGISTRO DE DENUNCIAS 

Objeto, finalidad y ámbito de aplicación

El Sistema Interno de Información del Ministerio de Juventud e Infancia (SII) constituye un instrumento al alcance de todos los empleados públicos de los servicios centrales del Departamento y demás personas que tengan relación directa o indirecta con éstos, con el fin de formular comunicación de infracciones, sobre posibles infracciones relativas a las materias previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.  

De acuerdo con la prescripción establecida en el artículo 42 de la Ley 2/2023, el SII constituye el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas en la propia norma. La opción del legislador al considerar este camino como el más eficaz para acusar recibo de las irregularidades e instar su corrección, no impide al informante de elegir el modo, interno o externo, en que quiere trasladar su comunicación o denuncia en función del riesgo que asuma y la posibilidad de recibir represalias.  

El SII se encontrará disponible tanto en la Intranet como en una sección separada y fácilmente identificable del portal web del Ministerio de Juventud e Infancia, estando diseñado y gestionado para garantizar que la confidencialidad de la identidad del comunicante o denunciante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación o denuncia se encuentren protegidas y se impida el acceso a ellas por parte de personal no autorizado.  

El procedimiento de recepción, gestión y registro garantiza que cualquier comunicación o denuncia presentada será tratada de forma profesional y confidencial, adoptando las medidas oportunas para proteger los derechos y los intereses del comunicante o denunciante y del Ministerio de Juventud e Infancia, en cumplimiento de las previsiones de la Directiva (UE) 2019/1937 de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Alcance

Según dispone la Ley 2/2023, informante podrá ser cualquier persona que en un contexto laboral o profesional haya obtenido información sobre presuntas infracciones, ya sea en el sector público o en el privado.                 
En base a lo anterior, se resalta que la protección no se circunscribe al personal del Ministerio de Juventud e Infancia sino también a cualquier otra persona que, en el ejercicio profesional o en el marco de la prestación de servicios, haya interactuado con los Servicios Centrales del Departamento.                 
Sin ánimo de agotar la casuística, la norma incluye al personal que preste servicios en el Departamento, al personal por cuenta ajena, autónomo, accionistas, personal del órgano de administración, dirección o supervisión de una entidad, en régimen de voluntariado, becarios y personal en períodos de formación, y cualquier persona que trabaje para contratistas, subcontratistas y proveedores. Además, las comunicaciones pueden referirse a hechos conocidos en el ámbito de una relación laboral o profesional todavía en vigor, ya finalizada o incluso no iniciada (por ejemplo, si se refiere a infracciones relativas a procesos de selección o de negociación precontractual).                  
En último término, el alcance de la protección se extiende a las personas relacionadas con el informante (compañeros de trabajo, familiares, personas jurídicas para las que trabaje o de las que sea titular, etc.), así como a toda persona física que haya asistido al informante y, específicamente, a los representantes legales del personal en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo.                 
Se contempla en este procedimiento la comunicación o denuncia escrita o verbal, pudiendo ser indistintamente utilizadas ambas vías para el mismo fin por cualquier persona que tenga relación directa o indirecta con el Ministerio de Juventud e Infancia. En su caso, será posible, previa solicitud del comunicante o denunciante, por medio de una reunión presencial.                 
Se permite la presentación de comunicación de infracciones y posterior tramitación de comunicaciones con carácter anónimo en los términos prescritos en el artículo 7.3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Responsable del Sistema Interno de Información

El responsable del Sistema Interno de Información será el órgano de control y seguimiento de la comunicación de infracciones formuladas. En los Servicios Centrales del Ministerio de Juventud e Infancia será persona titular de la Inspección de Servicios, quien examinará, gestionará y, en su caso, tramitará la comunicación de infracciones y comunicaciones recibidas, dando cuenta de éstas, cuando sea necesario, a la persona titular de la Subsecretaría de Juventud e Infancia, a los efectos de adoptar las medidas que resulten procedentes en cada caso.                 
Como responsable del Sistema Interno de Información se encargará de la tramitación de la comunicación o denuncia, mantendrá la comunicación con el comunicante o denunciante y, si lo estimase necesario, solicitará a éste información adicional y le dará respuesta. Asimismo, garantizará que toda comunicación o denuncia formulada se analiza y tramita de forma independiente, asegurando la confidencialidad de la identidad de la persona que la formule y de cualquier tercero mencionado en ella, informando tan solo a las personas estrictamente necesarias en el proceso de tramitación.

Procedimiento de denuncia

Requisitos mínimos de la comunicación o denuncia con persona identificada. 

Para que pueda ser considerada como tal y disponer de una serie de elementos mínimos para que se produzca la posterior investigación, la comunicación de la comunicación o denuncia deberá contener la siguiente información: 

• Identificación de la persona que realiza la comunicación o denuncia, que deberá ser tratada con la debida confidencialidad, y sobre la que, en todo caso, se cumplirá la normativa aplicable en materia de protección de comunicantes o denunciantes y de protección de datos de carácter personal.
• Descripción detallada del hecho o situación sospechosa, aportando si fuese posible, documentos o evidencias e indicando si fuese factible los siguientes aspectos: la conducta o situación potencial o actualmente irregular; las posibles personas implicadas; las fechas aproximadas del suceso; los medios a través de los que se ha realizado la posible conducta ilícita; el área de actividad afectada; el posible impacto económico; así como cualesquiera otras posibles repercusiones, ya sea en los servicios centrales del Ministerio de Juventud e Infancia ya sea en cualquier ámbito público o privado. 

 

Requisitos mínimos de la comunicación o denuncia anónima. 

La comunicación o denuncia anónima se entiende como una pieza clave en el Ministerio de Juventud e Infancia para actuar desde un punto de vista preventivo, ya que implica que los potenciales autores de infracciones sopesaran abstenerse de cometer ilícitos ante la posibilidad de iniciarse una investigación de los hechos sin necesidad de proceder a la identificación de la persona que comunicación o denuncia.                 
Es por este motivo que se podrán recibir comunicación de infracciones anónimas, estando obligado el órgano de control y seguimiento a iniciar el expediente correspondiente. En ningún momento se solicitará la identificación de la persona que realiza la comunicación o denuncia, realizando un análisis de los datos aportados para comprobar si existen indicios suficientes para iniciar un procedimiento investigador.               

Vías de recepción de la comunicación o denuncia.

La persona que tuviese conocimiento de la comisión de una infracción de las previstas en Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, podrá comunicar o denunciar los hechos a través de alguna de las siguientes vías: 

• Preferentemente por escrito, a través del Canal Interno de Información disponible en la Intranet y el portal web del Ministerio de Juventud e Infancia (Formulario I). 

  Por correo electrónico a la dirección canalantifraude@juventudeinfancia.gob.es(link sends e-mail)

• Por correo ordinario en la siguiente dirección postal: Canal Interno de Información. Ministerio de Juventud e Infancia. Inspección de Servicios del Ministerio de Juventud e Infancia. Calle Alcalá 27 Planta 5ª, C.P. 28071 Madrid.   
• Por medio de una reunión presencial en la sede de la Subsecretaría de Juventud e Infancia (Planta 5ª de la calle Alcalá 27 en Madrid), siempre previa solicitud del informante o autor de la denuncia, realizándose un acta pormenorizada de dicha reunión, sin necesidad de hacer constar la identidad del informante o autor de una denuncia si este así lo manifestara de forma expresa. Se ofrecerá al informante o autor de una denuncia la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma el acta de la reunión. 

Una vez efectuada la comunicación o denuncia, siempre que sea posible se remitirá o entregará un acuse de recibo de ésta a la persona informante o autor de una denuncia en un plazo máximo de siete días a partir de la recepción.

Tramitación 

Iniciación del procedimiento.

Las actuaciones se iniciarán siempre en virtud de comunicación o denuncia o comunicación, presentada a través del Canal de Comunicación Interno, por cualquier medio descrito en el punto anterior.                 
Registrada la información, la persona responsable del Sistema interno de información deberá comprobar si aquella expone hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito de aplicación del canal. 

Evaluación previa de verosimilitud de la comunicación o denuncia.

El inicio de actuaciones deberá siempre ir precedida del análisis de verosimilitud de los hechos o conductas por el Responsable del SII, que hayan sido objeto de comunicación o denuncia o que hayan fundamentado las mismas.                
Esta evaluación previa debe durar el tiempo indispensable, que no podrá exceder del plazo de diez días hábiles desde la presentación de la comunicación o denuncia. En su caso, la rectificación o la complementación de los datos aportados abrirá un nuevo plazo.  

Iniciación de actuaciones de investigación.

El acuerdo de iniciación de una actuación de investigación del Responsable del SII incluirá la descripción de los hechos conocidos y las personas implicadas, siempre que puedan ser identificadas, y determina la apertura del correspondiente expediente.                
El citado expediente deberá cerrarse en el plazo de tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, el Responsable del SII podrá extenderlo de manera razonada hasta un máximo de otros tres meses adicionales.                
En las actuaciones que se desarrollen el Responsable del Sistema Interno de Información deberá adoptar las siguientes medidas: 

• Llevar a cabo las actuaciones necesarias para facilitar la buena marcha de la investigación, de tal forma que se permita la preservación de las pruebas y el respeto a los derechos del informante o autor de una denuncia y demás afectados. Estas actuaciones podrán incluir entrevistas personales con el informante o autor de una denuncia para recabar información complementaria, entrevistas personales con el personal del Ministerio de Juventud e Infancia implicado en la conducta irregular comunicada o denunciada o cualquier otra que sea necesaria para el esclarecimiento de los hechos. 
• Garantizar que, en aras de la confidencialidad absoluta de los datos del comunicante o denunciante, las personas que por motivo de la investigación deban conocer su contenido firmen un compromiso de confidencialidad.

Expedientes de investigación.

Los expedientes de investigación, como conjunto ordenado de actuaciones y documentación. En este sentido, comprenderá la incorporación sucesiva de acuerdos, notificaciones, informes y otros documentos, en cualquier soporte físico, así como de otras actuaciones de comprobación que sean procedentes. 

Conclusión de los expedientes de investigación.

Los expedientes de investigación terminarán mediante acuerdo motivado del Responsable del SII, mediante alguna de las siguientes conclusiones: 

a)	Propuesta a la persona titular de la Subsecretaría para formalizar comunicación o denuncia ante la autoridad judicial o el Ministerio Fiscal.
b)	Comunicación a la persona titular de la Subsecretaría de las actuaciones realizadas, así como de las limitaciones de alcance en la investigación, para que inicie, en su caso, los procedimientos administrativos sancionadores que correspondan.
c)	Sobreseimiento y archivo de las actuaciones.

El acuerdo motivado deberá siempre incluir, en todo caso, la relación de los hechos ocurridos y los fundamentos jurídicos alegados y, en los casos expresados en las letras a) y b) anteriores, al menos el siguiente contenido: 

• La comunicación recibida acerca de la conducta irregular.
• Las actuaciones realizadas para esclarecer los hechos.
• Los resultados documentados de la investigación y posibles consecuencias jurídicas.
• Las acciones correctoras que, en su caso, se deban aplicar, así como las posibles medidas disciplinarias que pudieran corresponder.
• En su caso, las recomendaciones o propuestas preventivas o de mejora con el fin de evitar su repetición en el futuro.

Protección de los comunicantes o denunciantes y de las personas afectadas. 

La persona titular de la Subsecretaría de Juventud e Infancia velará por la protección y efectividad de los derechos de los comunicantes o denunciantes y otras personas afectadas reconocidos por la Directiva (UE) 2019/1937 de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión y la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción; en particular, el derecho de confidencialidad para preservar la identidad del informante o autor de una denuncia y otras personas afectadas, la prohibición de represalias y las medidas de apoyo que procedan.                
Las medidas de protección previstas en el Título VII de la Ley también se aplicarán, en su caso, específicamente a los representantes legales del personal en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante.            

REGISTRO DE LA COMUNICACIÓN DE INFRACCIONES 

En cumplimiento de los requisitos de confidencialidad, la persona responsable del Sistema Interno de Información mantendrá un registro de toda la comunicación de infracciones recibidas, de los informes de investigación, de los informes de conclusiones y cualesquiera otros emitidos en el seno del procedimiento, así como de los documentos relevantes incorporados a cada expediente.                 
Igualmente, se incluirán en el registro las actas de las conversaciones y de las reuniones en caso de comunicación de infracciones formuladas verbalmente.                
Esta documentación se conservará únicamente durante el período que sea necesario y proporcionado, con el fin de cumplir con los requisitos impuestos por la Directiva (UE) 2019/1937 y Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.                
El acceso a los datos contenidos en el registro de comunicación de infracciones quedará limitado exclusivamente a quienes desarrollen las funciones de fiscalización, de control interno y de cumplimiento, sin perjuicio de su remisión a las autoridades judiciales o al Ministerio Fiscal cuando resulte pertinente.

PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

El Ministerio de Juventud e Infancia se compromete a tratar en todo momento los datos de carácter personal recibidos a través del procedimiento de recepción, gestión y registro de comunicación de infracciones de forma absolutamente confidencial y de acuerdo con las finalidades previstas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, adoptando las medidas de índole técnica y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a los que están expuestos, todo ello en cumplimiento de lo dispuesto en la legislación sobre protección de datos de carácter personal.                
La legitimación para el tratamiento de los datos reside en el interés público, conforme a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, así como en el cumplimiento de una obligación legal en base a lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.                
La persona responsable del Sistema Interno de Información empleará en cada formulario de recogida de datos o acuse de recibo de comunicación de infracciones aquellas cláusulas exigidas por la ley para informar a los interesados claramente de las finalidades y usos del tratamiento de sus datos de carácter personal.                
No está prevista la cesión de datos de carácter personal a terceros, salvo que se considere que los hechos comunicados o denunciados pudieran ser constitutivos de delito o infracción administrativa en cuyo caso la persona titular de la Subsecretaría de Juventud e Infancia los pondrá en conocimiento de la autoridad administrativa o judicial competente. No se realizarán tampoco transferencias internacionales de datos.